Es kommt hin und wieder vor, dass Gelder einer Wohnungseigentümergemeinschaft durch ihre Verwaltung veruntreut werden. Dies geschieht zwar selten, aber dennoch passiert es immer wieder mal. Da es keiner für wahrscheinlich hält und auch nicht für wahrhaben möchte, erkennen die Eigentümer dies in der Regel zu spät, dass es ernst ist, und reagieren zu langsam. Unregelmäßigkeiten können auf Probleme bei der Verwaltung eines geordneten Geschäftsablaufs oder auf Versuche der Verschleierung hinweisen. Hier ist größte Vorsicht geboten. Mögliche Hinweise darauf können sein, dass die Eigentümerversammlung nicht einberufen wird oder auf Fragen in der Versammlung wird sehr ausweichend geantwortet. Weitere Anzeichen können sein, dass die erstellte Jahresabrechnung nicht übersichtlich dargestellt oder unklar ist.
Die Jahresabrechnung weist Lücken auf, wie zum Beispiel fehlende Kontostände von WEG-Rücklagenkonten oder Bankkonten. Undurchsichtigkeit bei Zahlungsprozessen. Zum Beispiel werden Rechnungen von Handwerkern nicht direkt von den WEG-Konten überwiesen, sondern über andere Konten abgewickelt. Ein Problem stellt hier die Intransparenz von Online-Sammelüberweisungen dar. Hierbei werden zwei oder mehr Überweisungen zusammen durchgeführt, da dies günstiger und einfacher ist. Der Kontoauszug weist dann nur die Gesamtsumme, die Anzahl der Posten und die Bezeichnung „Sammelüberweisung“ aus. Auf dem Kontoauszug ist dann nicht erkennbar, wohin die einzelnen Beträge überwiesen wurden.
Es kommt auch durchaus vor, dass Gelder zwischen verschiedenen WEG-Konten hin und hergebucht werden. Um unterschlagene oder fehlende Geldbeträge zu vertuschen, werden diese von den veruntreuenden Verwaltern zwischen Konten der von ihnen verwalteten Gemeinschaften verschoben. Haben Eigentümer oder der Beirat Fragen zum Kontostand der WEG, werden diese oftmals nur zögerlich beantwortet oder es kommt gar keine Reaktion vom Verwalter. Mitunter wird auch die Anfrage auf Einsichtnahme der Eigentümer oder des Beirats in die Rechnungs- und Objektunterlagen nur schleppend bearbeitet oder es können keine Rechnungen vorgelegt werden. Ein weiterer Anhaltspunkt könnte auch sein, dass der Verwalter stets unerreichbar ist, sich nicht zurückmeldet oder sich gar verleugnen lässt.
Was ist in einem solchen ersten Verdachtsfall zu tun?
Wichtig ist, dass bei einem aufkeimenden Verdacht ausgewählte Eigentümer oder der Beirat eine außerordentliche Versammlung einberufen sollten. Nur die WEG kann in einer Versammlung beschließen, wie sie in so einer außergewöhnlichen Situation zu reagieren hat. In dieser außerordentlichen Versammlung sollten folgende Punkte besprochen und auch beschlossen werden:
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Bestandsaufnahme der aktuellen Situation, Erfassen aller Informationen
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alle Eigentümer über den Missstand informieren
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den Beirat oder ausgewählte Eigentümer ermächtigen, für die Gemeinschaft aktiv zu werden
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Beschlussfassung über die weitere Vorgehensweise – bspw. einen Anwalt beauftragen (Mehrheitsbeschluss)
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den Verwalter schriftlich und mit Fristsetzung auffordern, die Rechnungslegung darzulegen
Holen Sie sich einen Rechtsbeistand an Ihre Seite, um die weiteren rechtlichen Schritte sicher einzuleiten.
Abberufung des Verwalters und Vertragskündigung
Gegebenenfalls ist es notwendig, mehrere außerordentliche Versammlungen einzuberufen. Durch diese Versammlungen kann die Abberufung und Kündigung des Verwaltervertrages beschlossen werden. Die Abberufung des Verwalters tritt mit der Bekanntgabe des Abberufungsbeschlusses in Kraft. Sie bleibt wirksam, solange das Gericht sie nicht aufgrund einer fristgemäßen Anfechtungsklage für unwirksam erklärt. Die Kündigung des Verwaltervertrages wird erst wirksam, wenn sie dem Verwalter zugestellt wird. Ist er nicht in der Versammlung anwesend, so muss ihm die schriftliche Kündigung offiziell zugestellt werden. Die Überbringung sollte entweder per Boten oder – im äußersten Fall – von einem Gerichtsvollzieher durchgeführt werden. Die letztgenannte Option verursacht jedoch Kosten. Es ist besser, die Kündigung nicht per Einschreiben mit Rückschein zuzustellen, da beim Einschreiben der Zugang erst in dem Moment bewirkt wird, wenn der Verwalter den Brief annimmt oder ihn bei der Post abholt.
Im Idealfall haben Sie sich als Eigentümergemeinschaft schon für einen neuen, seriösen Verwalter entschieden, der Sie dann in dieser unschönen Situation begleiten kann.
Strafanzeige gegen den Vorverwalter stellen
Die Staatsanwaltschaft hat nicht die Sicherung der Gelder der Eigentümer, sondern in erster Linie die Strafverfolgung zur Aufgabe. Die von ihr sichergestellten Beweise können jedoch hilfreich sein, um Schadensersatzansprüche gegen die Verwaltung durchzusetzen. Eigentümer sollten jedoch nicht zu viel erwarten, da es unter Umständen Wochen oder Monate dauern kann, bis eine Durchsuchung mit Beschlagnahme von Beweismitteln erfolgt – falls sie überhaupt stattfindet. Eine Strafanzeige kann unter keinen Umständen eigene Maßnahmen zur Aufklärung und Sicherung ersetzen.
Auch wir haben eigene Erfahrungen mit veruntreuenden Verwaltern gemacht
Auch wir, in unserer Eigenschaft als Verwalter, haben schon Erfahrungen damit gemacht, was es für eine Eigentümergemeinschaft bedeutet, wenn Gelder veruntreut werden.
Der Fall:
Schon im Vorfeld der geplanten Übernahme einer neuen WEG hatte mich der Beirat immer wieder angerufen und mitgeteilt, dass die Versorgungsunternehmen nicht mehr bezahlt wurden. Es drohte der Strom, Gas und Wasser abgestellt zu werden. Da ich zu dem Zeitpunkt noch nicht agieren konnte, habe ich ihm geraten, sich Einblick in die Objektunterlagen bei der Vorverwaltung zu verschaffen. Jedoch gab es keinerlei Reaktion mehr von dieser. Stillschweigen und Aussitzen war hier das Motto.
Nachdem ich dann die Objektunterlagen in Händen hielt, wurde sehr schnell klar, dass über die Hälfte an Belegen, Rechnungen und Kontoauszügen fehlten. Da ich nun endlich nachweislich als neue Verwalterin agieren konnte, hatte ich bei der Bank um Auskunft und Übertragung der WEG-Gelder gebeten. Hier stellte sich dann heraus, dass sämtliche Gelder – Girokonto und Rücklagenkonto – leergeräumt waren.
Nachdem ich die Eigentümer über den Schaden informiert hatte, war zweifelsohne klar, dass sofort ein Rechtsanwalt eingeschaltet werden sollte. Nach mehreren Gesprächen mit diesem ist nun Strafanzeige bei der Staatsanwaltschaft gegen die Vorverwaltung gestellt worden. Wie sich der Fall weiter entwickelt ist abzuwarten. Die Gelder wird die Gemeinschaft sicherlich nicht wiedersehen.
Bei uns bekommt in jeder Gemeinschaft der Beirat oder ein Miteigentümer den Onlinezugriff auf die Konten der WEG freigeschaltet, damit die Ein- und Ausgaben der WEG stets transparent und nachvollziehbar bleiben.